最高人民法院 国家档案局 关于印发《人民法院档案工作规定》的 通 知

最高人民法院  国家档案局

关于印发《人民法院档案工作规定》的

通  知 
 
法发[2012]11号

 

       全国地方各级人民法院、档案行政管理部门，各级军事法院、总参办公厅保密档案局，各铁路运输中级法院和基层法院，各海事法院，新疆生产建设兵团各级法院、档案局：

        为进一步加强和规范人民法院档案工作，特制定《人民法院档案工作规定》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

                    二0一二年六月一日

 

人民法院档案工作规定

第一章  总  则

       第一条  为加强人民法院档案工作，更好地为审判工作和其他工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，结合人民法院工作实际，制定本规定。

        第二条  本规定所称人民法院档案是指各级人民法院在审判工作和其他工作中形成的对国家、社会和本机关具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是国家档案的重要组成部分。

        人民法院档案包括诉讼档案、文书档案、会计档案、基建档案等各种门类，以及声像档案、电子档案等各种载体的档案。

        第三条  人民法院档案工作是人民法院的一项重要基础性工作，是审判工作不可分割的组成部分。各级人民法院应当加强对档案工作的领导，把档案工作列入人民法院发展规划和工作计划，建立健全档案工作机构，配备必要的人员，加强档案工作经费及设备保障，使档案工作与人民法院整体工作同步发展。

       第四条  在统一领导、分级管理的档案工作原则下，地方各级人民法院档案工作接受上级人民法院和同级档案行政管理部门的监督和指导。

        第五条  最高人民法院负责制定人民法院档案发展规划、管理制度、业务规范和技术标准。各高级人民法院制定辖区内法院档案管理实施细则，并报最高人民法院备案。

        各高级人民法院应当将本辖区内档案工作中的重大事项及时报最高人民法院和同级档案行政管理部门。

       第六条  各级人民法院工作人员必须严格执行党和国家的保密、安全制度，在各自职责范围内确保档案和档案信息的完整与安全。

       第七条  各级人民法院应当加强电子档案管理，积极开展电子文件归档和档案数字化工作，推进档案信息化建设，实现档案资源的共享。

       第八条  各级人民法院应当把档案工作纳入绩效考评。对在档案工作中成绩显著或者在档案研究方面贡献突出的单位和个人，应当给予表彰奖励。

       对违反有关法律、法规和本规定造成重大损失的，应当视情节、后果给予相应处罚。

第二章组织管理

       第九条  各级人民法院应当设立与其职能、任务相适应的档案机构。高级人民法院一般应当设立档案处；中级人民法院设立档案科；基层人民法院设立档案科(室)。具备条件的人民法院可以根据《全国档案馆设置原则和布局方案》的有关规定设立档案馆。

        第十条  人民法院档案机构的职责：

        (一)贯彻执行国家档案管理的法律、法规和人民法院档案管理制度、业务规范和技术标准；

        (二)制定本院档案工作制度，监督和指导本院各部门的文件积累和归档工作；

        (三)集中统一管理本院档案，开发档案资源，提供档案查询利用；

        (四)负责本院档案信息化工作，开展档案网络化服务；

        (五)中级以上人民法院的档案机构监督和指导本辖区内法院的档案工作。

        第十一条  各级人民法院应当根据本院档案工作的实际需要配备专职档案工作人员，高级人民法院不少于五人，中级人民法院不少于三人，基层人民法院不少于一人。同时可以根据保管档案的数量适当增配人员，增配人员的标准为，以保管档案一万卷设专职档案工作人员一人为基数，每超过二万卷增配一人。

        第十二条  人民法院应当配备政治可靠、责任心强、身体健康、大学以上文化程度，具有档案专业知识和一定法律知识的人员从事档案工作。高级人民法院档案机构应当至少配备一名档案信息化技术人员。档案工作人员应当保持相对稳定。

        第十三条  人民法院应当加强档案工作人员的教育培训，不断提高档案工作人员的素质。具备条件的档案工作人员可以参加评定专业技术职称。

        第十四条  对接触有毒有害物质的档案工作人员，各级人民法院应当配备相应的防护用品，并给予一定的健康补贴。具体标准参照有关规定执行。

第三章档案接收与整理

        第十五条  人民法院各部门在审判工作和其他工作中形成的属于归档范围的各种形式和载体的文件材料，均应在规定期限内向本院档案机构移交归档，并保证齐全完整。任何个人或者部门不得据为己有或者拒绝归档。

        第十六条  人民法院档案机构应当严格按照归档要求检查验收归档文件。对不符合归档要求的，提出意见，退回归档部门重新整理并限期归档。

        第十七条  人民法院档案机构对归档文件应当编制归档目录，由接收入和移交人清点核对，并履行签字手续。

        第十八条  人民法院档案机构对不按时或者不按要求归档的，应当及时督促。

        各级人民法院应当定期通报归档情况。

        第十九条  人民法院档案机构应当根据不同门类档案的特点，科学设置分类方案。分类应当保持前后一致，不得随意变动。

        根据分类方案，人民法院档案机构应当对接收归档的档案进行分类编号，编制检索工具。

        第二十条  各级人民法院归档部门和档案机构应当根据保管期限表，准确地划定档案的保管期限。

第四章档案保管与统计

        第二十一条  人民法院应当加强档案基础设施建设，积极改善档案保管条件，配置足够的适宜安全保存档案的专门库房和装具。库房、档案工作人员办公室、阅卷室、档案整理室、数字化处理用房、机房等要分开。

        在日常档案管理工作中，应当严格按照国家规定控制档案库房的温湿度，采取防潮、防水、防目光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物(霉、虫、鼠等)、防盗和防火等措施，确保档案的安全。

       库房内不得存放与档案无关的物品，库房周围不得放置危害档案安全的物品。

        第二十二条  人民法院档案机构对接收归档的档案应当分门类装柜保管，做到排列有序、标识清晰、便于查找利用。同一内容、不同载体的档案应当根据不同的保管要求，分别保管，并相互注明参见号。

        第二十三条  人民法院对涉密档案应当根据不同密级采取有效措施，加强管理和保护。绝密档案应当指定专人、配备专柜保管。

        第二十四条  人民法院档案机构应当定期检查档案保管状况，对破损或者变质的档案应当及时修补、托裱、复制或者作其他技术处理。

        第二十五条  人民法院档案机构应当建立规范的全宗卷，准确反映全宗管理的历史面貌。

        第二十六条  具备条件的人民法院应当对重要档案进行异地异质备份，确保人民法院档案的安全。

        第二十七条  各级人民法院应当做好档案统计工作，做到数据准确，内容完整，报送及时。

第五章档案开发与利用

       第二十八条  人民法院档案机构应当积极开展档案利用工作，充分发挥人民法院档案服务审判、服务社会的作用。

        第二十九条  人民法院档案机构应当充分利用信息技术手段，深入挖掘档案价值，积极开展档案编研工作，扩大档案资源的应用范围。

        第三十条  人民法院档案机构应当积极利用档案信息化管理系统，开展档案的著录与检索工作，编制科学实用的检索工具，实现多途径检索，满足不同利用主体的需求。

        第三十一条  人民法院档案机构应当积极开发档案的网络查阅功能，逐步实现以档案的电子版本代替原件提供利用。

        第三十二条  人民法院档案机构应当建立档案利用制度，根据档案的保密等级确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，并做好档案利用登记工作。

        涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良社会影响、后果的档案，应当严格限制利用范围。

        第三十三条  利用人民法院档案，不得擅自抄录、复制、拆封、抽取材料、勾画、污损；严禁转借、丢失、泄密、破坏档案计算机管理系统。违反者应当追究责任。

        第三十四条  借阅、调阅人民法院档案，应当在规定时限内归还。对逾期不还的，人民法院档案机构应当及时催还。

        第三十五条  人民法院档案机构提供利用档案，可以收取有关费用。收费的范围和标准按照国家有关规定执行。

        第三十六条  各级人民法院工作人员退休、调离、辞职或者变动工作岗位时，应当经档案机构清查档案归还情况后，方可办理离岗手续。

第六章档案鉴定与移交

       第三十七条  各级人民法院应当对保管期限届满的各类档案进行鉴定。

        开展档案鉴定工作，应当成立档案鉴定工作领导小组和工作小组。鉴定工作领导小组由院领导、办公厅(室)和有关部门负责人以及档案机构负责人组成。鉴定工作小组由责任心强、相关工作经验丰富的人员和档案工作人员组成。

        第三十八条  人民法院档案鉴定工作小组对保管期限届满，经鉴定仍有保存价值的档案，应当提升保管期限等级继续保存。

        第三十九条  经鉴定确定销毁的档案，人民法院档案鉴定工作小组应当制作销毁清册，提出销毁报告，经院长审批，并报上一级人民法院备案。

        销毁档案，应当指定两名以上监销人员，监督销毁档案的全过程，并在销毁清册上签字。销毁清册和销毁报告应当永久保存。

        第四十条  各级人民法院应当按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。具体移交办法另行制定。

        第四十一条  由于行政区划变动，人民法院撤销或者合并时，必须将全部档案认真整理，妥善保管，并分别不同情况办理移交手续：

        (一)被撤销的人民法院的档案，应当由其上一级人民法院管理；

        (二)一个人民法院分为两个以上的，其档案不得分散，应当由其中一个人民法院管理；

        (三)一个人民法院并入另一个人民法院或者两个以上人民法院合并为二个人民法院的，其档案应当移交给合并后的人民法院管理；

       (四)人民法院撤销、分立、合并时，没有办理完毕的文件材料，应当分别按照上述(一)(二)(三)项的规定，移交给相应的人民法院继续处理，并作为该人民法院的档案归档保存。

第七章附则

       第四十二条  本规定由最高人民法院负责解释。

       第四十三条  本规定自发布之日起实施。